Primanje računa u elektronskom obliku potaklo nas je na programiranje automatskog knjiženja računa, revolucija u knjiženju – UZMI (SNIMI) RAČUN U XML FORMATU I KNJIŽI GA U TEMELJNICU, račun je proknjižen automatski, na Vama je samo prekontrolirati ga.

Zvuči kao znanstvena fantastika ali nije – uz jednostavno podešavanje program prepoznaje predložak i konto partnera po OIB-u partnera te knjiži eRačun. Automatsko knjiženje e-računa u nastavku UZMI & KNJIŽI opcija.
Opcija postoji od uvođenja eRačuna, a u zadnoj nadogradnji smo je doradili i pojednostavnili.

KAKO RADI UZMI&KNJIŽI opcija?

1. Preuzimanje računa

1.1. Preuzimanje direktno iz KIS4WIN – za korisnike koji imaju integraciju sa posrednikom MOJ ERAČUN.
Integracija sa posrednikom Moj eRačun omogućava preuzimanje dokumenata direktno iz programa, ne morate ih preuzimati i snimati u mapu sa email-a.
Za koristiti ovu integraciju potrebno je sa konkretnog računala imati pristup na stranicu posrednika – prijaviti se kao korisnik servisa Moj eRačun, Savjet prijava je besplatna, bez naknade čak i ako nećete slati račune. Kako se prijaviti pojašnjeno na poveznici Prijava na servis Moj eRačun.

Zašto – zato jer Vam besplatna registracija na web stranici posrednika https://www.moj-eracun.hr/cms/naslovna/ omogućava potpunu integraciju i preuzimanje poslanih računa direktno iz programa.

Kako preuzeti račun direktno sa servisa Moj eRačun?

Kad ste u temeljnici aktivno je dugme Dohvati e-račun – kao na slici,

Klikom na Dohvati e-račun dobit ćete prozor kako na slici dolje.  Aktivne opciije su Dohvati, Proknjiži, Preuzmi PDF i Preuzmi iz datoteke. Dohvati – dohvaća račune direktno sa servera posrednika Moj eRačun, detaljnije opisano pod 2 u nastavku.

1.2. Preuzimanje putem email-a za one korisnike koji nemaju integraciju sa posrednikom MOJ ERAČUN.
SNIMITE RAČUN poslan email-om –  Primili ste elektronski račun email-om, preuzmite ga i snimite xml datoteku u odabranu mapu. Primjer na slici:

2. UZMI I KNJIŽI

U financijskom knjigovodstvu otvorite temeljnicu ulaznih računa / troškova, upišite osnovne podatke za zaglavlje – vrsta dokumenta, datum i originalni broj.
Umjesto knjiženja ručno ili pozivanja predložaka kao do sada kliknite na dugme DOHVATI E-RAČUN (opisano pod 1).  Klikom na dugme pojavit će se prozor kao na slici dolje sa pregledom poslanih računa – vrijedi za one korisnike koji imaju podešen pristup posredniku Moj eRačun.

Pozocionirajte se na dokument u listi i klik na Proknjiži.

Ukoliko nemate pristup posredniku Moj eRačun uvest ćete datoteke koje su prethodno snimljene. Za uvoz datoteteke iz mape  – klik na dugme PREUZMI IZ DATOTEKE.

Bez obzira na koji ste način dohvatilii eRačun procedura koja slijedi je ista,
Dokument koji ste odabrali za knjiženje otvara se u pdf formatu, nakon pregleda zatvorite prozor na close i povratkom u temeljnicu predložak za knjiženje je popunjen svim podatcima iz xml-a, potrebno je eventualno definirati mjesto troška i potvrditi knjiženje na OK.

Račun je proknjižen u temeljnici!

3. PRIPREMNE RADNJE ZA AUTOMATSKI UVOZ – PODEŠAVANJA koja radite samo jednom prije početka korištenja

1. Da bi program prepoznao predložak po kojem će knjižiti xml datoteku potrebno je imati predloške za knjiženja u modulu FINANCIJSKO KNJIGOVODSTVO – meni KNJIŽENJA, opcija KNJIŽI PREDLOŽAK.
   Dvije su mogućnosti:3.1. POSTOJE DEFINIRANI PREDLOŠCI
   Kod predložaka koji su otvoreni prije uvođenja eRačuna u KIS4WIN prvi put (01/2016) potrebno je samo jednom napraviti slijedeće:
   PREDLOŠCI, klik na dugme INICIJALNE POSTAVKE te odaberite opciju XML DEFINICIJA, kao na slici

Nakon toga klik na dugme Kopiraj XML definiciju kako bi se nova definicija prenijela na sve otvorene predloške, potrebno je upisati -1 za kopiranje definicije za sve predloške.

Novi predlošci koje ste otvorili nakon 01/2016 i koje ćete ubuduće otvarati imaju ovu definiciju automatski.

3.2. NEMA DEFINIRANIH PREDLOŽAKA
Ako do sada niste definirali predloške financijskog knjiženja osnovni predložak je automatski kreiran – pronađite ga u FINANCIJSKO KNJIGOVODSTVO/KNJIŽENJA/PREDLOŠCI
Spremni ste za automatsko knjiženje računa u XML formatu – UZMI I KNJIŽI opcija.
Program će automatski proknjižiti dobavljača analitički (pronaći će ga po OIB-u), pretporez i trošak na 4000, možete ostati na ovoj opciji i samo mijenjati konto troška. Svi ostali podatci kao opis, poziv na broj, datum računa, datum dospijeća, ukupna vrijednost računa, vrijednost poreza i osnovica automatski se prenose iz datoteke u temeljnicu. Značajna ušteda vremena i eliminacija pogrešaka.

Korak više – U ovom tipu predloška možete definirati razna konta troška i vezati OIB dobavljača za konta (npr troška)
Uputa – pozicinirajte se na konto u donjem dijelu tabele, strelicom dolje otvorite novi red i upišite konto – u našem primjeru 4101 i 4200. F12-PRISTUP na konto i otvorit će se tabela kao na slici dolje u kojoj upisujete OIB-e partnera koje vežete za konkretni konto troška. OIB možete iskopirati iz šifrarnika PARTNERA.
Jedan konto može imati definiranih n OIB-a partnera,
To je i prednost jednog predloška po tipu troška, ne trebate otvarati nove predloške za partnera već samo dodati OIB uz konto, za više OIB-a samo ih odvojite sa , ili ; – kao na slici dolje.

 Prijedlog – pored standardnog predloška sa 100% odbitkom PDV-a možete otvoriti predloške za određeni tip računa – npr Trošak 50/50 odbitak PDV-a, Reprezentacija i sl.

SAVJET – ako već imate predloške a želite kreirati jedinstveni predložak umjesto dosadašnje prakse otvaranja predložaka po svakom dobavljaču potrebno je samo kllknuti na INICIJALNE POSTAVKE i odabrati TEMELJNICA, kao na prethodnoj slici. Prednosti su što ne morate otvarati predložak za svakog dobavljača već samo po tipu troška.