E RAČUN SVE ŠTO TREBATE ZNATI
Na jednom mjestu dajemo pregled svih radnji i pojašnjenja koja su do sada objavljena u više objava u dužem vremenskom periodu.
Od početka kolovoza napravljeno je i objavljeno više promjena u XML datoteci a sve prema zahtjevima FINA centralnog kolektora, cijeli niz promjena u komunikaciji sa posrednicima - od integracije sa novim posrednicima do izmjene komunikacijskih protokola i ažuriranja statusa poslanih dokumenata.
Registar korisnika eRačuna sa statusima poslovnog subjekta - je li obveznik JAVNE NABAVE ili ne te sve ostale podatke o subjektu pronađite na poveznici FINA TRAŽILICA KORISNIKA ERAČUNA
1. Nadograditi KIS4WIN na najnoviju verziju
Sve stranke koje imaju Ugovor o održavanju u garantnom ili postgarantnom roku mogu to napraviti odmah. Stranke koje nemaju Ugovor kontaktirat će nas za ponudu. Poželjna verzija je 3.02.10 pa na dalje
Pročitaj VišeKako se xml datoteka mijenjala i usklađivala sa EU normom nakon preuzimanja nove verzije za svaki slučaj uzmite i najnoviju definiciju xml datoteke na slijedeći način

Desni klik mišem na pregledu računa, odaberite IZVOZ, XML te nakon toga odaberite tab E-RAČUN i klik na UZMI SISTEMSKE POSTAVKE, kao na slici dolje.
2. Odabrati posrednika
Posrednici sa kojima imamo integraciju - slanje eračuna direktno iz KIS4WIN modula
ELEKTRONSKI RAČUNI - više o integraciji i preduvjetima na INTEGRACIJA KIS4WIN SA ELEKTRONIČKI RAČUNI d.o.o.
FINA - više o integraciji i preduvjetima na INTEGRACIJA KIS4WIN SA FINA
EPOŠTA - više o integraciji i preduvjetima na INTEGRACIJA KIS4WIN SA EPOŠTA
IERAČUNI - više o integraciji i preduvjetima na INTEGRACIJA KIS4WIN SA IERAČUNI
DB INFORMATIKA - više o integraciji i preduvjetima na INTEGRACIJA KIS4WIN SA DB INFORMATIKA
PONDI - više o integraciji i preduvjetima na INTEGRACIJA KIS4WIN SA PONDI
Pročitaj VišeNakon što ste odabrali posrednika kontaktirajte nas putem on-line podrške ili pošaljite email na prodaja@micronic.hr.
Ovisno o posredniku kojeg ste odabrali potrebno je povezati Vas sa poslužiteljem te u slučaju FINA i EPOŠTA instalirati aplikativni certifikat.
Napomena vezano za certifikat - većina poslovnih subjekata već ima poslovni certifikat FINA, ali to nije aplikativni certifikat koji je potreban za potpisivanje eRačuna te ga je potrebno posebno ishoditi. Sve upute su na poveznici koja pojašnjava integraciju sa FINA servisom.
3. Podešavanja u KIS4WIN
Označiti vrste dokumenata koje ćete slati kao eRačune te označiti kupce kojima ćete slati eRačune. Što je potrebno u KIS4WIN za slati eRačune.
Pročitaj VišeOZNAČITI IZLAZNE DOKUMENTE - Potrebno je označiti koje vrste izlaznih dokumenata ćete slati kao eRačune, primjerice IFV, IFM, FUS itd. Šifrarnik dokumenata, pristup u definiciju dokumenta, klik na padajući meni XML DEFINICIJA i odaberite UBL21, to je format datoteke u kojoj se elektronski račun šalje. Kao na slici dolje.
PARTNERI – KUPCI koji primaju eRačun.
Dodano je novo polje Partner prima eRačun, potrebno ga je označiti potvrdno – kvačicom. Da bi se račun poslao elektronskim putem obavezno je upisati ispravnu email adresu u polje email unutar definicije partnera.
Ukoliko email adresa nije upisana u zadano polje izlazni dokument se neće poslati.
JAVNA NABAVA – ako je Vaš posrednik za slanje ELEKTRONIČKI RAČUNI d.o.o. email adresa za javnu nabavu je fina@moj-eracun.hr – za sve partnere koji su javna nabava.
Ako je Vaš posrednik FINA ili EPOŠTA u polje email-a upišite bilo koju ispravnu email adresu jer se računi ne šalju na email već u REGISTAR javnih naručitelja a ključ je OIB.
4. Poslati eRačun iz KIS4WIN kupcu preko posrednika
Napravite račun u robnim modulima Skladište, Pogon, Maloprodaja ili u Uslugama kroz Opće poslove. Prilikom ispisa potrebno je označiti polje SPREMI RAČUN, iznad tipke OK za ispis. Kao na slici gore.
KAKO ĆETE ZNATI DA JE RAČUN POSLAN A KAKO DA JE RAČUN PRIMLJEN?
Mijenja se font naziva kupca u pregledu izlaznih dokumenata - poslani računi označeni su ITALIC ili UKOŠENIM slovima, a računi koje je primatelj zaprimio označeni su BOLD ili MASNIM slovima i podcrtani. Računi kojii nemaju nikakvu oznaku ili nisu poslani putem posredniku kao eRačun ili su odbijeni. Statusi su prikazani u stupcu STATUS - samo se pomaknite krajnje desno u tablici Pregleda izlaznih dokumenata. Mogući STATUSI - POSLANO, ZAPRIMLJENO, NEUSPJELO, ODBIJENO,. Ukoliko je polje status prazno račun nije poslan posredniku.
Za provjeru statusa računa u KIS4WIN u listi računa pokrenite opciju Provjeri isporuku E računa, u gornjem desnom kutu prozora.
Nakon što pokrenete provjeru nastavite rad a da je provjera u tijeku znat ćete po promjeni dugmeta Provjeri isporuku koja će prokazivati broj zapisa za provjeru 1/n, kad je provjera završena dugme poprima standardni oblik i statusi računa će se ažurirati.
5. Poslani eRačuni pregled i filtriranje te ponovno slanje
Dugme POSLANI ERAČUNI otvara prozor sa opcijama pregleda svih računa poslanih posredniku, prikazuje njihov status, omogućava sortiranje po statusima te ponovno slanje. Mogućnosti su slijedeće:
Za zadani period od do klik na DOHVATI te se u tablici prikazuju svi poslani računi.
Moguće filtriranje i radnje kao na slici dolje.
ŠTO AKO JE RAČUN VEĆ POSLAN A TREBA GA PROMIJENITI I POSLATI PONOVNO?
Ponovno slanje eRačuna na posrednika moguće je samo ako račun ima status POSLANO - primatelj ga nije zaprimio.
Ponovno slanje eRačuna na posrednika nije moguće u slučaju statusa ZAPRIMLJENO i ODBIJENO. Ukoliko iz bilo kojeg razloga morate račun poslati ponovno - pogotovo u slučaju statusa ODBIJENO potrebno je stornirati račun i kreirati novi sa novim brojem računa.
Ukoliko račun ima status POSLANO i ukoliko je autorizacijom dozvoljena promjena račun ćete ponovno poslati na na slijedeći način:
F8 ISPIS aktivirajte Spremi dokument i dobit ćete poruku "Dokument je arhiviran, napravi novi", potvrdite te se javlja prozor sa porukom "Račun je već poslan, ukloniti oznaku?" kao na slici dolje.
Ako ste napravili izmjenu odabrat ćete DA, te imate mogućnost ponovno poslati račun - F8-ISPIS i Spremi račun opcija.
U ovom slučaju arhivira se promijenjeni dokument kakav je i poslan primatelju - kupcu.
6. Posebnosti slanja eRačuna javnoj nabavi - poslovne jedinice i napomene
REGISTAR KORISNIKA ERAČUNA te pregled statusa poslovnog subjekta i oznake poslovnih jedinica za javnu nabavu pronađite na FINA TRAŽILICA KORISNIKA ERAČUNA
Više o slanju eRačuna društvima obveznicima javne nabave koja imaju poslovne jedinice pročitajte na objavi DEFINICIJA POSLOVNIH JEDINICA DRUŠTAVA JAVNE NABAVE.
Napomene koje neka društva javne nabave traže kao obvezne na računu morate upisati u točno definirana polja inače račun neće biti formalno ispravan te će ga FINA odbiti - primatelj ga neće zaprimiti.
Slijedi popis napomena i polja u koja se moraju upisati:
Ako račune radite iz skladišta - veleprodaje
Dokument na koji se referira (DespatchDocumentReference) - Polje DOK_ISP u zaglavlju dokumenta, kao na slici dolje
Broj narudžbe (OrderReference) - Polje 'NAP_ISP' u zaglavlju dokumenta, kao na slici dolje
Ugovor broj (ContractDocumentReference) - Polje 'KOMENTAR u zaključku dokumenta prvi redak, kao na slici dolje
Pristup u dokument, zaglavlje dokumenta
Ako račune radite iz modula FAKTURIRANJE USLUGA
Ugovor broj (ContractDocumentReference) - Polje 'Komentar prva linija', kao na slici dolje
Dokument na koji se referira (DespatchDocumentReference) - Polje 'Komentar druga linija', kao na slici dolje
Broj narudžbe (OrderReference) - Polje 'Opis knjiženja', kao na slici dolje
7. Uvoz primljenih eRačuna u robno i financijsko knjigovodstvo, Uvezi i knjiži opcija
Slanje i primanje eRačuna ima cijeli niz prednosti kako za pošiljatelje tako i za primatelje:
- za pošiljatelje to je brži način slanja računa, kontrola statusa poslanog računa, niži troškovi slanja računa (nema ispisa, koverte i poštarine)
- za primatelje eRačun je datoteka koja se direktno uvozi u robno i financijsko knjigovodstvo, jednim klikom dokument je proknjižen.
Pojašnjenje na poveznicama
0 Comments