Aplikacija za prikupljanje, čitanje OCR-om, kontrolu, knjiženje i arhiv dokumenata.
Pogledajte kratku video prezentaciju Dokument kolektor
Učitavanje dokumenata
–
– dostava putem KIS WEB KLIJENT – mobilna i web aplikacija
– unos dokumenta u mapu skeniranjem dokumenta koji je poslan poštom ili snimanjem izravno u mapu iz email-a,
– eRačun direktna integracija sa posrednicima
Svaka baza u KIS ima svoju mapu – poduzeće ili obrt ako ih imate više
Kolektor uvlači sve dokumente iz mape, čita ih OCRom i prikazuje očitane podatke. Operater kontrolira i eventualno korigira podatke koji nisu dobro očitani, cijelo vrijeme vidljiv je originalni dokument.
Ako postoji predložak za knjiženje za partnera na dokumentu automatski se upisuje šifra predloška, ako nije pronađen upisana je šifra općeg predloška za tu skupinu dokumenata.
Vidljiv je broj primljenih i neobrađenih dokumenata – brzi pregled.
Statusi dokumenata
Dostavljen – ušao u Kolektor
Prihvaćen – ukoliko je potrebna dodatna kontrola prihvaćanja dokumenata ovisi o organizaciji i internim kontrolama
Odbijen – uz napomenu zašto je odbijen, napomena je vidljiva u Kolektoru i u KIS CLOUD KLIJENT aplikaciji ako je povezana sa tom bazom
Knjižen – proknjižen u temeljnicu glavne knjige, dokumenti u ovom statusu predstavljaju eRegistrator. Omogućeno je filtriranje, pretraživanje i izvoz dokumenata.
Sučelje za upravljanje dokumentima sa sljedećim funkcionalnostima
– filtriranje dokumenata po statusima
– filtriranje po mapama
– dohvat i knjiženje u temeljnicu, promjena statusa i dokument dobije status KNJIŽENO
– dokument ima statuse – prihvaćen (u redu je za knjiženje), proknjižen i odbijen.
– implementacija OCR tehnologije za čitanje dokumenata.
KNJIŽENJE
Ukoliko je OIB na dokumentu prepoznat ili unešen ručno (u situacijama kad ga OCR ne prepozna) automatski se upisuje predložak definiran za taj OIB te se dokument knjiži po definiciji u predlošku.
Moguće je za isti OIB imati više predložaka – u tom slučaju ponudit će se svi predlošci za OIB a operater bira predložak za knjiženje.
Za partnere koji nemaju definiran predložak automatski se upisuje šifra općeg predloška koji je definiran za tu vrstu dokumenta. Vrste dokumenata su primjerice ULAZNI RAČUNI, IZLAZNI RAČUNI, IZVODI, GOTOVINSKI RAČUNI.
Opcija PRIPREMI -prikazuje se prijedlog knjiženja dokumenta a operater može promijeniti bilo št za konkretan slučaj i dati nalog KNJIŽI
Dokument PRIVITAK veže se za konto partnera, vizualno se razlikuju konta za koja je vezan dokument, u pristupu temeljnici imaju spajalicu a na ispisu su drugačije obojani (crveno). Dokument je arhiviran u pdf-u najčešće ili drugom formatu u kojem je snimljen.
Arhivirani dokument može se pozvati iz konto kartice, iz temeljnice i iz KOLEKTORA u eRegistratoru.
Prezentacija je dostupna i u pdf formatu klikom na Dokument kolektor.
